Wie kann ich mein Debitorenmanagement verbessern?

Worum geht's?
Für viele Unternehmer ist die Buchhaltung eine lästige Tätigkeit, die sie an ihrer eigentlichen Aufgabe hindert. Schnell ist bei all den zu beachtenden Details die Grenze der Belastbarkeit erreicht und man vernachlässigt das Debitorenmanagement. Dabei ist es äußerst wichtig für ein Unternehmen, sich ausreichend um das Debitorenmanagement zu kümmern, um Verluste oder gar finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden. Debitoren und deren Zahlungsmoral nicht aus den Augen zu verlieren, ist daher von großer Bedeutung für erfolgreiches unternehmerisches Handeln.

Was ist das Debitorenmanagement?

Alternativ zum Debitorenmanagement fallen auch die Begriffe Risiko-, Kredit- oder Konditionsmanagement. Es beschreibt die Überwachung der Debitoren und der offenen Forderungen eines Unternehmens. Dazu gehören folgende Aufgaben:

  • Bonitätsprüfung der Kunden
  • Rechnungserstellung und -buchung
  • Reklamationen, Gutschriften, Storno
  • Überwachung von Fälligkeiten
  • Mahnwesen: Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
  • Weitere Maßnahmen bei einem Zahlungsverzug, z.B. die Übergabe des Mahnverfahrens an ein Inkassobüro

Durch das Debitorenmanagement sollte sichergestellt werden, dass Ihre Kunden fristgerecht bezahlen. Wenn Sie über die Zahlungsmoral Ihrer Debitoren und über Ihre offenen Forderungen den Überblick behalten, können Sie ungünstige Entwicklungen erkennen und gegebenenfalls rechtzeitig handeln.

Beim Debitorenmanagement ist Fingerspitzengefühl gefragt. Einerseits möchten Sie Ihre offenen Forderungen beglichen haben, um Ihre Liquidität zu verbessern, andererseits soll die Beziehung zu Ihren Kunden nicht leiden. Es gilt also, die Interessen Ihrer Kunden zu beachten, ohne Nachteile für Ihr eigenes Unternehmen zu erfahren.

Was ist der Unterschied zwischen Debitoren- und Forderungsmanagement?

Beim Forderungsmanagement handelt es sich um die Eintreibung der offenen Forderungen, während beim Debitorenmanagement der Fokus auf den Debitoren und deren Zahlungsmoral liegt. Der Begriff ist also etwas breiter gefasst. Letztendlich beschreiben jedoch beide Begriffe ungefähr die gleichen Aufgaben, der Begriff unterscheidet sich je nach Priorität des Unternehmens.

Wie optimiere ich das Debitorenmanagement?

1. Ständig Bonität prüfen

Bonitätsprüfungen sind das A und O für ein erfolgreiches Debitorenmanagement. Am besten überprüfen Sie die Zahlungswürdigkeit eines potenziellen Kunden, bevor Sie einen Vertrag mit ihm unterzeichnen. Im Zweifel sollten Sie auf ein Geschäft lieber verzichten, damit Ihnen böse Überraschungen erspart bleiben.

Doch auch während der Geschäftsbeziehung sollten Sie die Bonität Ihrer Kunden stets im Blick behalten, damit Sie sich vor Zahlungsausfällen schützen können.        

2. Warenkreditversicherung

Mit einer Warenkreditversicherung wird Ihnen die Bonitätsprüfung schon vor dem Vertragsabschluss sowie während der Geschäftsbeziehung abgenommen. Sie erhalten die Informationen über Ihre Kunden somit von professionellen Anbietern.

Bei einem Zahlungsausfall kümmert sich Ihr Warenkreditversicherer zudem um den Forderungseinzug. Häufig reicht es schon aus, ein Inkassobüro über die verspätete Zahlung zu informieren, um den Debitoren zur Begleichung der Forderung zu bewegen. Wenn dies nicht der Fall ist, entschädigt Sie Ihr Kreditversicherer.      
 
3. Nicht zu lange zögern

Oft zögern Unternehmer bei einer verspäteten Zahlung, Zahlungserinnerungen oder gar Mahnungen zu versenden. Sie hoffen, dass die Schuldner von allein darauf kommen werden, die Forderung zu begleichen und geraten womöglich so ihrerseits in einen Liquiditätsengpass.

Um finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten Sie mit dem Versand von Mahnungen nicht zu lange warten. 

4. Keine Angst vor belasteten Kundenbeziehungen

Ein weiterer Grund, auf den Versand von Mahnungen zu verzichten, ist die Sorge, den Kunden zu verlieren. Es ist unangenehm, Schuldner an eine ausstehende Zahlung zu erinnern, denn Sie möchten die Beziehung zu Ihren Kunden nicht auf die Probe stellen. Dabei ist es letztendlich Ihr gutes Recht, den ausstehenden Betrag einzufordern. So kann zum Beispiel ein offenes Gespräch mit dem jeweiligen Kunden für ein positiveres Klima sorgen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, das Mahnwesen an einen neutralen Drittanbieter auszulagern.

5. Gute Organisation

Nur durch Strukturierung und eine gute Organisation werden Sie Ihr Debitorenmanagement meistern. In kleineren Unternehmen findet das Debitorenmanagement oft nebenbei statt und wird nicht als Priorität, sondern als Nebenaufgabe angesehen. Meist erfolgt die Kommunikation mit den Kunden hauptsächlich über die Geschäftsleitung, bei der jedoch die Zeit für den ausführlichen Kundenkontakt fehlt. Stattdessen sollten Sie die Kunden darüber informieren, wer die richtige Ansprechperson in welcher Situation ist.

6. Auslagern an Factoringunternehmen

Trotz der oben genannten Empfehlungen wird Ihr Unternehmen vermutlich vor einer Zwickmühle stehen – denn wenn Sie professionelles Debitorenmanagement betreiben möchten, müssen Sie dafür viel Zeit investieren. Ein externer Drittanbieter wie ein Factoringunternehmen kann hier Abhilfe schaffen, indem es Ihr gesamtes Debitorenmanagement übernimmt. Gleichzeitig kauft es Ihre Forderungen auf, wodurch Sie Ihr Geld vom Factor innerhalb kurzer Zeit erhalten. Eine weitere Funktion des Factorings ist der Schutz vor Zahlungsausfällen. Wie Factoring im Detail funktioniert, können Sie hier nachlesen.

Bei weiteren Fragen können Sie sich an uns von Wolf Factoring wenden. Hier profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung im Debitorenmanagement und individueller Kundenbetreuung. Kontaktieren Sie uns gerne!

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