Wie schreibe ich eine Mahnung?

Worum geht's?
Es ist unangenehm, Schuldner an eine ausstehende Zahlung zu erinnern, denn Sie möchten die Beziehung zu Ihren Kunden nicht auf die Probe stellen. Aus diesem Grund schieben es viele Unternehmer auf, Mahnungen an Kunden zu verschicken, die die Rechnung innerhalb der Zahlungsfrist nicht bezahlt haben. Dabei ist es letztendlich Ihr gutes Recht, den ausstehenden Betrag einzufordern. Wie Sie den Mahnprozess am besten angehen und was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie hier.

Wann gerät der Schuldner in Verzug?

Generell gerät der Schuldner in Verzug, wenn nach der Fälligkeit einer Rechnung eine Mahnung versandt wird und der Schuldner nicht darauf reagiert.

Ist der Schuldner ein Geschäftskunde, tritt der Verzug, unabhängig von einer Mahnung, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zustellung der Rechnung ein. Falls nicht sicher ist, wann die Rechnung zugestellt wurde, tritt der Verzug „[…] spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung […]“ ein.

Bei einem Privatkunden tritt der Verzug nur dann automatisch nach 30 Tagen ein, wenn bereits auf der Rechnung explizit darauf hingewiesen wurde.

Diese Angaben können Sie auch dem Gesetz (§ 286 BGB) entnehmen.

In der Praxis ist es nicht einfach, den Verzug rechtssicher zu bestimmen. Der Verzug tritt jedoch immer ein, sobald eine Mahnung versandt wurde.

Muss ich eine Zahlungserinnerung versenden?

Eine Zahlungserinnerung kann, je nach Situation und Formulierung, rechtlich auch als Mahnung angesehen werden. Abhängig davon, wie wichtig Ihnen Ihre Kundenbeziehung ist, sollten Sie eine Zahlungserinnerung in Betracht ziehen. Möglicherweise hat der Kunde die Rechnung nur übersehen und unabsichtlich nicht bezahlt? In diesem Fall freut er sich vermutlich über eine höfliche Zahlungserinnerung. Hier ist es sinnvoll, eine Rechnungskopie anzufügen.

Wie viele Mahnungen muss ich versenden?

Vorab: Rechtlich gesehen ist nur eine Mahnung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Das heißt, Sie „müssen“ nur eine Mahnung versenden.

Üblicherweise werden drei Mahnungen versandt, um dem Kunden die Chance zu geben, zu bezahlen und um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu strapazieren.

Wann versende ich die Mahnungen und welche Fristen setze ich?

Wie zuvor erwähnt, ist der Verzug nicht einfach zu bestimmen. Demzufolge sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie kurz nach Eintritt der Fälligkeit eine Mahnung versenden. Prinzipiell kann eine Mahnung einen Tag nach Ende der Zahlungsfrist gesendet werden. Falls eine Rechnung beispielsweise am 28.11. fällig wird, können Sie bereits am 29.11. eine Mahnung versenden. Dadurch tritt der Verzug ein. Ab diesem Datum können Verzugszinsen berechnet werden.

Es bleibt Ihnen überlassen, welche Fristen Sie mit Ihren Mahnungen setzen. Dafür gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. In welchen Abständen Sie Mahnungen versenden, sollte in Ihrem Unternehmen einheitlich geregelt sein und dementsprechend angewandt werden.

Welche Informationen müssen auf meiner Mahnung stehen?

Wichtig ist, dass die Mahnung auch als solche zu erkennen ist. Das heißt, es sollte deutlich „Mahnung“ im Betreff oder im Titel stehen. Abgesehen davon sind die Angaben ähnlich zu denen auf der Rechnung, sodass auch einige in der Rechnung enthaltene Angaben direkt übernommen werden können. Die Pflichtangaben auf einer Rechnung sind in §14 und §14a UStG näher spezifiziert.

Im Falle einer Mahnung sind folgende Angaben sinnvoll:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Schuldners sowie von Ihnen (dem leistenden Unternehmer)
  • Das Rechnungsdatum der Rechnung, auf die sich die Mahnung bezieht
  • Die Rechnungsnummer der Rechnung
  • Die Höhe der Forderung
  • Eine Frist, bis wann die Zahlung geleistet sein muss
  • Mahngebühren und Zinsen
  • Die Bankverbindung(en)

Mit den zuvor aufgeführten Angaben sollte man auf der sicheren Seite sein.

Wie geht es nach der letzten Mahnung weiter?

Sind die Mahnungen unbeantwortet geblieben oder nicht bezahlt worden, sind weitere Schritte notwendig, um zu Ihrem Geld zu gelangen.

Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren können Sie selbst – mittlerweile sogar online – beantragen. Dazu müssen Sie ein entsprechendes Formular ausfüllen, woraufhin Ihrem Kunden der gerichtliche Mahnbescheid zugestellt wird. Der Mahnbescheid enthält die von Ihnen angegebene Rechnungssumme, Ihre Gebühren sowie die Gebühren des Mahngerichts. Bei der Beantragung des Mahnbescheides und im weiteren Verlauf gibt es einiges zu beachten, sodass die Abgabe in professionelle Hände sinnvoll sein kann.

Hat Ihr Kunde nach einer Frist von 14 Tagen immer noch nicht bezahlt und keinen Widerspruch eingelegt, können Sie beim Gericht einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Sobald der Vollstreckungsbescheid zugestellt wurde, ist die Zwangsvollstreckung möglich.

Inkassobüro

Eine Alternative stellt der Gang zu einem Inkassobüro dar. Inkassobüros sind darauf spezialisiert, Ihre Forderungen zu realisieren und die notwendigen Schritte, wie das gerichtliche Mahnverfahren, einzuleiten. Vorteilhaft ist hierbei, dass der Dienstleister Ihre Forderung stets im Blick behält.

Anwalt

Ebenfalls denkbar ist die Beauftragung eines Anwalts, der die Forderung einklagt. Der Gang zu einem Anwalt kann unter Umständen hohe Kosten verursachen, auf denen Sie im schlimmsten Fall sitzen bleiben: Die Anwaltskosten müssen nur dann von Ihrem Schuldner getragen werden, wenn die Klage erfolgreich ist.

Wie hoch sind die Verzugszinsen und Mahngebühren, die ich berechnen darf?

Mahngebühren und Verzugszinsen sind nicht gleichzusetzen. Während es für die Verzugszinsen gesetzliche Vorgaben gibt, die im Folgenden noch näher erläutert werden, müssen Mahngebühren lediglich angemessen und verhältnismäßig sein.

Mahngebühren

Die Mahngebühren spiegeln Ihre tatsächlich entstandenen Kosten für die Erstellung der Mahnung wider. Dabei dürfen keine Personal- oder Verwaltungskosten berücksichtigt werden, sondern nur die Kosten für Papier, Briefumschlag und Porto. Gesetzlich sind die erlaubten Mahngebühren nicht näher quantifiziert, allerdings gibt es einige Gerichtsurteile, die überhöhte Mahngebühren als unzulässig einstuften. Angemessen erscheinen demnach Mahngebühren zwischen zwei und drei Euro.

Verzugszinsen

Die Höhe der Verzugszinsen ist im BGB gesetzlich geregelt: „Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.“ §288 BGB Abs. 1

Für gewerbliche Geschäfte „[…] beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.“ §288 BGB Abs. 2

Der aktuelle Basiszinssatz beträgt -0,88 % (Stand: November 2019) und ist somit negativ.

Dementsprechend betragen die Verzugszinsen momentan für Privatpersonen 4,12 % (-0,88 + 5) und für gewerbliche Kunden 8,12 % (-0,88 + 9).

Wie der Name schon sagt, dürfen Verzugszinsen erst berechnet werden, sobald der Verzug eingetreten ist.

Wann verjährt meine Rechnung – was muss ich beachten?

Üblicherweise beträgt die Verjährungsfrist nach § 195 BGB drei Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde. Wenn eine Rechnung beispielsweise im Juni 2020 fällig wurde, beginnt die dreijährige Frist zum 31. Dezember 2020 um 24:00 Uhr. Die Verjährungsfrist endet in diesem Fall am 31.12.2023.

Selbst wenn Sie Mahnungen versenden, hat dies keinen Einfluss auf die Verjährung der Forderung. Ohne weitere Maßnahmen ist Ihre Forderung nach Ablauf der Verjährungsfrist wertlos.

Wenn Sie das gerichtliche Mahnverfahren beantragen (in Eigenregie oder durch ein Inkassobüro) wird mit Zustellung des gerichtlichen Mahnbescheides die Verjährung gehemmt. Alternativ hilft ein Anwalt weiter, da die Verjährung durch eine Klage ebenfalls gehemmt wird.

Ich habe keine Lust, Mahnungen zu schreiben – was kann ich tun?

Wie Sie sehen, gibt es im Mahnprozess einiges zu beachten. Der gesamte Prozess ist zeitintensiv und nervenaufreibend. Sie müssen Ihre Forderungen ständig im Blick haben und aufpassen, dass Ihr Anspruch nicht irgendwann verjährt. Wenn Ihre Forderungen nicht beglichen werden, fehlt Ihnen die Liquidität an anderer Stelle – schließlich müssen auch Sie Ihre Rechnungen bezahlen.

Hier kommt Factoring ins Spiel:

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihre Forderungen an ein Factoringunternehmen abzutreten, erhalten Sie innerhalb kürzester Zeit das Geld für Ihre Rechnungen ausbezahlt. Sie müssen sich nicht um das Mahnwesen und Forderungsmanagement kümmern und haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen. Und dieser Service ist kostengünstiger, als Sie womöglich vermuten.

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